BELAJAR MENJADI MANAJER KELUARGA 
Bunda, terima kasih sudah membuat beberapa kategori tentang 3 hal aktivitas yang anda anggap penting dan tidak penting dalam hidup anda.

Dalam menjalankan peran sebagai manejer keluarga, manajemen waktu menjadi hal yang paling krusial.

Karena waktu bisa berperan ganda, memperkuat jam terbang kita, atau justru sebaliknya merampasnya. Tergantung bagaimana kita memperlakukannya.

Masih ingat istilah DEEP WORK dan SHALLOW WORK?

Dulu kita pernah membahas hal ini di awal-awal kelas. Tahapan-tahapan yang kita kerjakan kali ini adalah dalam rangka melihat lebih jelas bagaimana caranya Shallow Work kita ubah menjadi Deep Work.

Kita akan paham mana saja aktivitas yang memerlukan fokus, ketajaman berpikir sehingga membawa perubahan besar dalam hidup kita.

. Refleksikan aktivitas dan kemampuan manajemen waktu kita selama ini

Menurut Covey, Merrill and Merrill (1994) cara yang paling baik dalam menentukan kegiatan prioritas adalah dengan membagi kegiatan kita menjadi penting-mendesak, penting-tidak mendesak, tidak penting-mendesak dan tidak penting-tidak mendesak .Menurutnya, segala hal yang kita kerjakan dapat digolongkan kedalam salah satu dari empat kuadran tersebut.

Agar lebih jelas , silakan teman-teman belajar memasukkan aktivitas-aktivitas yang selama ini kita lakukan dalam kategori kuadaran di bawah ini.

 Setelah aktivitas terpetakan, fokuslah pada hal-hal yang penting (baik mendesak atau tak mendesak) karena pada kegiatan yang penting inilah seharusnya kita mengalokasi paling banyak waktu yang kita miliki

 Rencanakan dengan baik semua aktivitas yang anda anggap penting

Kita akan kehabisan waktu, tenaga dan sering gelisah jika kita sering melakukan kegiatan yang sifatnya penting dan mendesak.

Contoh : Mengumpulkan NHW matrikulasi itu anda masukkan kategori aktivitas Penting, karena kalau tidak mengumpulkan kita akan mendapatkan peluang tidak lulus.

Sudah ada deadline yang diberikan oleh fasilitator. Andaikata kita memasukkannya ke kuadran 2, artinya kita akan masukkan NHW dalam perencanaan mingguan kita, membuat hati lebih tenang. Tetapi kalau tidak kita rencanakan, NHW itu akan masuk ke aktivitas kuadran 1, dimana penting bertemu dengan genting (mendesak) paling sering membuat kita gelisah di saat detik-detik terakhir deadline pengumpulan.

Kalau ini berlangsung terus menerus, maka kita akan cepat capek dan stress yang berlebihan karena terlalu sering dibombardir oleh masalah dan krisis yang datang bertubi-tubi. Jika ini terjadi, secara naluriah, kita akan lari ke kuadran 4. yang sering kali tidak memberikan manfaat bagi kita.
Idealnya, semakin banyak waktu yang kita luangkan di kuadran 2, secara otomatis akan mengurangi waktu kita di kuadran 1 dan 3, apalagi kuadran 4, karena dengan perencanaan dan persiapan yang matang, banyak masalah dan krisis yang akan timbul dikemudian hari dapat dihindari.

 Membuat kandang waktu ( time blocking) untuk setiap aktivitas yang harus anda kerjakan

Membuat agenda mingguan dan harian dengan mengaplikasikan teori time blockingdan cut off time. Kita bisa membagi secara rinci aktivitas harian dalam hitungan jam atau menit agar waktu tidak terbuang sia-sia

 Unduh Aplikasi atau buku catatan untuk membantu kita mengorganized semua jadwal kita

Saat ini ada banyak aplikasi organizer yang bisa membantu dan mengingatkan kita setiap saat.
Sampai disini mungkin ada diantara kita yang bertipe “unorganized” ( menyukai ketidakteraturan, termasuk waktu )

Sehingga muncul pertanyaan,

“Mengapa sih harus repot-repot dan sangat detail dengan manajemen waktu?”

Kalau menurut teori Cal Newport,
Semakin detail manajemen waktu anda, semakin bagus pula kualitasnya.

Semakin bagus kontrolnya, semakin bagus pula efeknya.

Sekarang tinggal dipilih anda mau tipe yang organized shg menggunakan TIME BASED ORGANIZATION atau tipe yang unorganized dan menggunakan RESULT BASED ORGANIZATION

Kalau TIME BASED ORGANIZATION artinya kita akan patuh dengan jadwal waktu yang sudah kita tulis. Dan komitmen menerima segala konsekuensi apabila melanggarnya.

Apabila RESULT BASED ORGANIZATION anda perlu membuat pengelompokan kegiatan saja. Boleh dikerjakan kapanpun, selama Komitmen terhadap target/hasil yang sudah dicanangkan, bisa terpenuhi dengan baik.

Apapun tipe anda dan keluarga KOMITMEN tetap nomor satu.

Di Ibu Profesional, manajemen waktu ini wajib dikuasai dan diamalkan oleh para ibu sebelum masuk ke tahap bunda produktif.
Kita perlu menekankan pentingnya membuat rencana kerja untuk setiap minggu dan setiap hari, dengan memprioritaskan aktifitas yang penting.

Dengan demikian diharapkan kita dapat menjadi lebih produktif tanpa lelah dan stress yang berlebihan.

Demi masa,semoga kita semua tidak termasuk golongan orang yang menyia-nyiakan waktu

Kuadran Covey, Merrill and Merrill

Kuadran Covey, Merrill and Merrill

Salam Ibu Profesional,

/Tim Matrikulasi Ibu Profesional/
Sumber Bacaan :

Materi Matrikulasi IIP batch #2 sesi #6, Ibu Manajer Keluarga handal, 2016

Hasil NHW#6, Peserta Matrikulasi IIP, 2016

Malcolm Galdwell, Outliers, Jakarta, 2008

Steven Covey, the seven habits, Jakarta, 1994

Berikut beberapa contoh aplikasi manajemen waktu baik online maupun offline yang bisa membantu teman-teman mengatur waktu :

Offline Task Board

Online Task Board

Online Task Board (Trello)

Resume Tanya Jawab Review NHW #6

 Lela_iip bandung

Ibu qt sebagai ibu profesional sudah seharusnya mengatur waktu utk smw urusan rmh tangga tapi ketika qt sudah mmbwt jadwal lalu kemudian tiba2 ad satu atau lebih aktifitas yg akhirnya jd tdk bs d laksanakan krn brkaitan dgn org lain bgaimana bu septi mengondisikan n

Bu Septi:  Teh Lela, itu pentingnya membuat kandang waktu, agar kita lebih mudah untuk mengelolanya tidak saklek-saklek banget. Selama kita tahu prioritas kita ada dimana. Contoh ketika saya sudah menetapkan  jam 9 – 12 adalah waktu saya bersama anak-anak dan pas mereka ingin mempresentasikan hasil belajar, eh ada tamu datang. Maka saya bilang ke tamu, bahwa ini jam anak-anak saya sedang presentasi, apakah Bapak/Ibu berkenan gabung lihat presentasi anak saya, atau kalau sedang buru-buru hadir lagi kesini setelah jam 12 atau saya yang datang ke rumah tamu tersebut.

Tapi kalau di luar jamnya anak-anak, saya masih bisa flexible untuk mengaturnya.

 Assalamualaikum Bu Septi, setelah baca² kulwap kece tiap minggunya saya mau bertanya. » kalau tidak ada bedanya laki² atau perempuan dalam hal mendidik, yg penting tidak keluar dari “core values” keluarga. Lalu saya kurang faham dengan yg dimaksud core values ini, bu? Mohon penjelasan sekaligus contoh kongkritnya…

» di materi #6 matrikulasi di jelaskan motivasi bekerja kita di rumah atau publik. Ada yg “asal kerja”, “kompetisi” dan “panggilan hati”. Sejujurnya saya masih suka up and down urusan motivasi ini, kalau di lihat dari hasil di balik masing² motivasinya, kadang saya pernah merasa jenuh (biasa) krn capek pengen segera istirahat,  kadang juga masih nengok “hijaunya rumput tetangga” yg membuat saya merasa “kok blum bisa gitu yaaa, padahal proses saya udah full”, namun kadang juga bisa bahagia seneng banget bisa berperan dengan baik sebagai ibu dan istri… Lalu bagaimana ya agar yg tetap di dalam diri yg seneng karena panggilan hati saja. Tidak di cemari oleh 2 motivasi negative yg lain? Terimakasih bu. 

Bu Septi: Wa’alaykumsalam, core values itu adalah nilai-nilai dasar,  yang akan diperjuangkan oleh seluruh anggota keluarga kita. Core values ini harus sering dibicarakan agar mendarah daging di keluarga kita. Contoh core values keluarga kami adalah IMAN dan KEHORMATAN. Maka apapun yang dipelajari anak-anak selama meningkatkan IMAn dan KEHORMATAN mereka di mata Allah, artinya ON TRACK. Tetapi kalau sebaliknya berarti OFF track.

Motivasi itu naik turun mbak, rumusnya adalah sbb :

Behaviour = Motivation x Ability x Trigger

maka ketika motivasi anda turun, maka naikkan ability, ciptakan trigger dan tentukan perubahan perilaku apa yang kita inginkan. 

 Dian K – Surabaya,, bu septi, sy sebenarnya adalah org yg terjadwal. tapi stlh pny anak,,sringkali jdwl sy suka berantakan. krn ank memita perhatian scr penuh.misal, ketika sdh menetapkan smua pekerjaan rmh selesai jam 6 pagi,,jd molor krn ank minta dikeloni, minta di temani. bagaimana membuat jadwak kita ttp berjalan wlp berkaitan dgn org lain, misalnya suami dan anak

Bu Septi:  Mbak Dian, tentukan paling banyak 3 hal saja yang bisa kita lakukan dalam satu hari ini. Kalau anak masih kecil-kecil, mbak bisa pakai result based organization. Tetapkan target yang sesuai dengan kemampuan kita, kemudian penuhi dengan waktu yang flexible.

 Lela_iip bandung

klo lihat dr tlsan ibu sy menilai brarti keluarga kami msk dlm kategori “result based organization”, namun stlah pnya 3anak batita kebiasaan baru dlm keluarga kami adalah mengerjakan sswtu klo ud dtg mood n deadline, entah krn cape atau ap tp ingin sekali mengembalikan ke kebiasaan sblmnya biar jls agenda shari-hari tp jd bgtu sulit utk dilaksanakan. Pertanyaanya bgmna tips mengembalikannya? Atau biarkan sj bgtu?
Bu Septi:  Teh lela, apakah teh lela merasa nyaman dengan kondisi sekarang? apakah suami dan anak-anak juga nyaman? dan apakah kita puas dengan kondisi saat ini? kalau semua jawabannya IYA, artinya tidak perlu dikembalikan. Tetapi kalau hati kecil kitamengatakan TIDAK, maka mulailah berubah setahap demi setahap.

mulai dari mengkategorikan aktivitas penting dan tidak penting. Kemudian memperbanyak aktivitas di kuadran 2, mensiasati semua aktivitas di kuadran lainnya.

 Indarwati-IIP Lampung
Maaf bu, saya seorang ibu yg LDR dgn suami memiliki 4 anak (10th,8th,5th,1,5th), saya akhirnya memilih resign dari pekerjaan krn kewalahan membagi waktu saya utk mengkontrol anak2 meski dibantu asisten rmh tangga,sudah 2thn mjd IRT namun rasanya waktu yg ada rasanya cepat sekali berganti padahal hal2 yg sudah saya susun utk hari itu dilakukan blm terlaksana,waktu buat belanja ke pasar saja yg sudah direncanakan bisa gak jadi krn udh keburu sianglah,si adek minta diboboinlah dll, banyak godaan yg bikin gak konsisten kenapa ya bu apa kurang greget atau keinginan yg kurang kuat? Tapi klu suami lagi asa dirumah bisa lebih disiplin krn jam sekian mau diajak kesana,mau kesini, semua bisa dikondisikan

Bu Septi: Mbak indarwati, menjadi ibu itu tidak harus bisa melakukan segalanya. Maka NHW #6 ini membantu kita untuk paham mana yg harus kita kerjakan sendiri dan mana yg bisa kita delegasikan

Delegasi

Kategori aktivitas yg didelegasikan adalah “tidak penting – mendesak”

Maka langkah-langkah sbb :
a. Buat list aktivitas kita yg masuk ranah ini.

Contoh : buat saya mencuci dan setrika itu “tidak penting menambah jam terbang saya, tapi mendesak, kl nggak diselesaikan akan jadi tumpukan masalah”

Maka saya putuskan unt didelegasikan

Milih : mau langsung ke ahli  nggak perlu melatih, lsg percaya aja  langganan laundry

Mau cari ART  latih dulu dg standar kita  percaya kerjakan latih lagi percaya lagi  kerjakan lagi dst

Kalau di roadmap itu namanya support system. Hal-hal yg membantu kelancaran kita menambah jam terbang.

Contoh : ketika sdh saatnya saya recruit ART, krn load pekerjaan di kuadran 2, makin banyak. Maka kualifikasinya dan jobnya jelas

Yang pasti tentu, setrika,cuci. Tapi unt urusan anak, tetap saya full yg pegang. Krn hal ini menambah jam terbang.

Darisana terlihat lagi support system lain, dana, dll shg memunculkan keputusan yg paling tepat sesuai karakteristik keluarga kita. 

Diskusi Bebas:

Indarwati IIP Lampung: Makasih bu motivasinya, suami sudah kasih ART sebenernya cm klu nyuci baju saya suka kurang srek bu jadi suka saya handle, melatihnya aja kalo yg kurang he..he.., wong saya tipe yg gak tahan liat kerjaan gak beres sih bu
Bu Septi: Nah ini, perfeksionis itu bagus, tapi letakkan pada tempatnya. Berdamailah thd ketidaksempurnaan, untuk menjaga “kewarasan” kita.

Indarwati IIP Lampung: “Kewarasan” , hal yg harus dijaga baik2 oleh seorang ibu

Hani‬: Astaghfirullah… Ini yg saya perlu biasakan Bu. Beberapa kali cari yg bantu utk setrika tetap saya gak sreg dg hasilnya. Akhirnya saya setrika Ulang khusus pakaian kerja suami saja sih. Dan saya tidak enak kalau mau komplain. Akhirnya sekarang sedikit2 dikerjakan sendiri lagi

Bu Septi: Mbak hani, kalau mbak sdh menetapkan urusan cuci setrika ini jadi bagian jam terbang  kita, latih terus secara sempurna mbak.

Tapi kalau ternyata bukan bagian jam terbang, ya delegasikan, mau ke ahli berarti ke laundry atau melatih dg sabar.

Teman saya menjadikan cuci setrika ini bagian dari jam terbang, maka dia kerjakan sampai tengah malampun bahagia. Pagi udah nonton youtube ttg tehnik melipat dg efisien. Eh 2 tahun jadi juragan laundry.

Kalau mau diniatin sekalian mbak unt menambah kompetensi hehehe

Mbak Gheena‬: daan.. siap2 jadi pengusaha laundry atau khusus trima jasa setrika super licin 

 Karina IIP Pangkal Pinang: Hmm jadi di kembalikan pada  need assesment yaa  ibu…  

 Bu Septi: Betul, makanya dari NHW ke NHW ini nyambung, dan baru cemilan semua, makanan utamanya ada di perkuliahan nanti ya.

Jangan KALAH dulu sebelum berperang.

Mbak Efa‬: Bu…izin, nanya tentang core values keluarga..kalau dikeluarga ibu,sejak anak2 Umur brp kah Ibu menetapkan core values itu? Bgmn membahasakannya ke mereka?

Bu Septi: Core Values itu seharusnya dimiliki pasangan suami istri yg mau menikah. Biasanya saya memandu mereka untuk menemukan core values di para pengantin baru ini. Kemudian membumikan di kedua pasangan tsb dalam perilaku sehari-hari. Ketika anak lahir, biasanya anak sdh tertular dg sendirinya.

Cara membahasakannya dengan ngobrol dan menjalankan  project keluarga walau kecil

Ria IIP Bandung: Ibu..boleh share contoh kandang waktu ibu dlm sehari semalam?
Saya msh kurang paham yg dimaksud jadikan aktivitas penting sebagai aktivitas dinamis itu gimana bu? 

Bu Septi: Saya bagi dua,  aktivitas rutin – aktivitas dinamis

Aktivitas rutin ( saya masukkan ke aktivitas tidak penting menambah jam terbang  menurut saya tapi mendesak)

Contoh : cuci baju, masak, bersih-bersih rumah ( saya tidak perfeksionis di ranah ini)

Aktivitas dinamis ( masuk aktivitas penting unt menambah jam terbang kita, dan tidak mendesak, shg bisa direncanakan dg baik)

Contoh : kalau saya mendidik anak, masuk di jadwal ini, jadi lebih perfeksionis, krn ini jurusan utama saya

Sumber Tulisan: https://belajarituhore.wordpress.com/2016/11/28/review-nhw-6-ibu-manajer-keluarga-handal/